AGM (12) Migración de expedientes y documentos a un REPOSITORIO LOCAL

Migración a un repositorio local

1. Archivo de los documentos

Para ello se pueden crear una carpeta por cada año, y dentro de cada año se puede crear una carpeta por cada expediente. Dentro de cada expediente se crearan los documentos (pero no se descarta que pueda haver subcarpetas para organizar mejor la información.

2. Metadatos

Los metadatos a crear son de varios tipos:

2.1 Metadatos de configuración:

Afectarán a todos el conjunto y son

1. Ruta de la carpeta padre que va a contener todo el conjunto
2. Tipo de compresión de los ficheros (zip, ninguno,etc)
3. Contraseña de acceso (si es que los protegemos con contraseña)

2.2 Metadatos específicos del expediente

1. Código del expediente en GTT
2. Código del expediente en Sedipualba
3. Código del expediente en Gexflow
4. Código del expediente propio del Ayuntamiento. Este nombre será .....
5. Año o fecha
6. Tipo de expediente (pase a ejecutiva, contrato mayor..)
7. Descripción
8. Lista de departamentos autorizados con su tipo de permiso (inicial,consulta, modificación). De ellos uno y solo uno será el departamento que inició la gestión y se indicará la nomenclatura.
9. Persona tramitadora
10. Fecha de creación
11. Fecha de cierre
12. Estado actual (abierto, en tramitación, cerrado)
13. Observaciones
14. Lista de interesados

2.3 Metadatos específicos del documento

1. URL relativa del documento respecto a la carpeta padre (incluyendo carpeta y nombre del documento). Esta URL será .....
2. Lista de expedientes que contienen el documento. De ellos uno y solo uno es el principal  y la mayoría de casos será único.
3. CSV
4. Lista de firmas (firmante, fecha, hash a firmar, hash de firma). Se debería crear una entidad (tabla) a parte para gestionar las firmas ....
5. Lista de interesados o afectados
6. Tipo de documento (resolución, notificación, pliego, diligencia, informe, plano (según documento de normalización)
7. Descripción o resumen
8. Lista de palabras clave para buscar (passar posteriormente OCR)
9. Fecha de alta
10. Formato (ENI, pdf, xml, tiff....)
11. Autor

3. Contenido del documento

1. Referencia al documento (id) documento
2. Texto extraido directamente del documento (BLOB..)
3. Texto obtenido al passar el OCR a las imágenes contenidas en el documento (BLOB)